Положение о порядке формирования, ведения, хранения и контроля личных дел обучающихся

Положение о порядке формирования, ведения, хранения и контроля личных дел обучающихся

Положение

о порядке формирования, ведения, хранения и контроля личных дел

обучающихся МКОУ ДО «ДЮСШ» Пристенского района Курской области

 1. Общие положения

 1.1. Данное Положение устанавливает единые требования к формированию, ведению, хранению и контролю личных дел, обучающихся в Муниципальном казенном учреждении дополнительного образования «Детско-юношеская спортивная школа» (далее ДЮСШ).

1.2. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел, обучающихся (далее Положение) разработано, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.3. Информация, содержащаяся в личных делах обучающихся, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

1.4. Ответственность за соблюдение установленных Положением требований возлагается на тренера - преподавателя и директора учреждения.

2. Формирование личных дел

 2.1. Личное дело обучающегося ведется на протяжении всего обучения в ДЮСШ.

 2.2. При обучении в учебно-тренировочных группах, в группах начальной подготовки на каждого обучающегося ведется и хранится полное личное дело.

 2.3. Ответственность за ведение личных дел, обучающихся возлагается на тренера- преподавателя ДЮСШ.

2.4. Личные дела обучающихся, зачисленных в ДЮСШ, тренер - преподаватель передает директору не позднее 15 сентября текущего учебного года.

 2.5. На момент передачи полного личного дела оно должно содержать следующие документы:

- заявление родителей (законных представителей) о приеме ребенка в ДЮСШ и об ознакомлении их с Уставом и учредительными документами ДЮСШ;

- согласие родителей (законных представителей) с подписью на обработку персональных данных несовершеннолетнего;

- копия свидетельства о рождении (паспорта, если есть) ребенка;

- медицинская справка о состоянии здоровья;

- личная карточка с фотографией (3*4 см) обучающегося (общие сведения об обучающихся (ФИО, дата рождения, домашний адрес, телефон, данные о родителях, дата поступления в ДЮСШ, место основной учебы, согласие, дата и подпись родителей (законных представителей).

3. Ведение личных дел в период обучения

3.1. Ответственность за ведение личных дел возлагается на тренера- преподавателя ДЮСШ.

 3.2. Тренером- преподавателем формируется папка для каждой учебной группы. В папке находятся файлы, количество которых соответствует списку обучающихся конкретной учебной группы. В файл кладут документы, согласно пункта 2.5.

 3.3. Обложка папки и личных дел, обучающихся оформляется синей или черной пастой. Фломастеры, капиллярные ручки и цветные чернила не применяются. Наклейки не допускаются.

 3.4. Обложка папки личных дел, обучающихся группы содержит следующую информацию: полное наименование образовательного учреждения;

 название группы; вид спорта;

- фамилию, имя, отчество, тренера- преподавателя ДЮСШ.

3.5. Личные дела одной группы должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел группы находится список учащихся в алфавитном порядке. Список меняется по мере необходимости.

 3.6. Тренер-преподаватель ДЮСШ периодически (не реже одного раза в полгода) вносит запись в личную карточку обучающегося.

4. Хранение личных дел.

 4.1. В период зачисления и обучения личные дела хранятся у директора ДЮСШ в запирающемся на замок шкафу (сейфе). Доступ к личным делам имеют только администрация ДЮСШ и тренер- преподаватель группы. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией директора ДЮСШ.

4.2. При выбытии обучающегося из учреждения личное дело выдаётся на основании письменного заявления родителей (законных представителей). По окончании учреждения личное дело обучающегося хранится в архиве учреждения 3 года.

5. Контроль состояния личных дел.

5.1. Контроль состояния личных дел осуществляется директором ДЮСШ. 5.2. Проверка личных дел, обучающихся осуществляется по плану, не менее

2 раз в год. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

5.3. Цели и объект контроля - наличие и правильность оформления личных дел обучающихся.

 5.4. По итогам проверки, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО педагога, замечаний. Итоговая справка заполняется в виде таблицы, где указываются Ф.И.О.  тренера-преподавателя, группа, замечания.

 5.6. Итоговая справка предоставляется директору ДЮСШ.

 5.7. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел учащихся.